FAQ

Hoe contacteer ik het best mijn boekhouder? 

Liefst per e-mail. Deze wordt dagelijks nagekeken en indien mogelijk wordt er dadelijk een antwoord teruggestuurd, desnoods met het verzoek om te bellen. Voor het minste zelf bellen werkt storend, zeker in drukke periodes, omdat een onderbroken berekening meestal volledig moet herbegonnen worden nadat het telefoongesprek is afgelopen.

Is het buitenlands btw-nummer van mijn klant geldig?

Ga snel kijken op http://www.europa.eu.int/comm/taxation_customs/vies/nl/vieshome.htm. Daar typt u het land en het btw-nummer in. Enkele seconden nadat u op 'verificatie' heeft geklikt, krijgt u de mededeling of het btw-nummer geldig is. Let op: een intracommunautaire aangifte met verkeerde btw-nummers indienen is onmogelijk! Het is beter eventjes die site te raadplegen alvorens verkeerde btw-nummers door te geven aan uw boekhouder. Tijdens de btw-piek heeft uw boekhouder immers NIET de tijd om elk buitenlands btw-nummer te checken.

Wat is de taak van de boekhouder?

U helpen met het in orde brengen en blijven met alle verplichtingen. Alvorens de boekhouder voor u begint te werken, zal er een volmacht ondertekend worden. In deze volmacht staat voor welke zaken uw boekhouder in uw plaats mag tekenen. Het meest gebruikelijk is een volmacht om te onderhandelen en te ondertekenen in uw naam bij het ondernemingsloket en diverse administraties (directe belastingen, btw, registratie en domeinen). Het is NIET gebruikelijk ook een volmacht voor bankverrichtingen te geven aan uw boekhouder, maar uw boekhouder kan wel onderhandelen met de bank om bijvoorbeeld een lening in orde te krijgen.

Wie is verantwoordelijk?

Het standpunt van de administratie is hierover zeer duidelijk: de belastingplichtige blijft ten allen tijde verantwoordelijk voor zijn eigen verplichtingen en zal ook de consequenties moeten dragen indien hij niet in orde is. Hij moet zijn boekhouder maar controleren. Indien uw boekhouder de door u gegeven opdracht niet heeft uitgevoerd, zal u uw boekhouder moeten aanklagen, waarbij u eventueel een schade-eis kan indienen. De door de administratie opgelegde boetes zal u echter eerst zelf moeten betalen. Alvorens uw boekhouder aan te klagen, dient u wel na te gaan of hij tijdig beschikte over de gegevens. Het is vrij logisch dat u uw boekhouder niet dient aan te klagen als u zelf alles veel te laat doorgeeft aan uw boekhouder. Wees daarom altijd tijdig met het binnenbrengen van uw documenten: indien iedereen wacht tot het laatste moment, brengt u uw boekhouder in de problemen.

Hoe zit het nu met relatiegeschenken?

BTW: indien het bedrag per stuk maximaal € 50,00 excl. btw is, is de btw 100 % aftrekbaar. Opgepast: bij alles wat u kunt eten en/of drinken (pralines, wijn, ...) is de btw nooit aftrekbaar.

Op het gebied van directe belastingen zijn alle relatiegeschenken 50 % aftrekbaar, waarbij er geen verschil is bij de aard (eten/drinken) of bedrag. De niet-aftrekbare btw bij de geschenken van meer dan € 50,00 en de opeetbare, is ook voor 50 % aftrekbaar bij de directe belastingen.

Voorbeeld 1: 
Een balpen van € 48,40 = € 40 + € 8,40 btw
De btw is volledig recupereerbaar.
Aftrekbaar bij de directe belastingen (personenbelasting à 50%): € 40,00/2 = € 20,00
De balpen van € 48,40 kost u: € 48,40 - € 8,40 - € 10,00 (belastingsbesparing) = € 30,00

Voorbeeld 2:

Een karton wijn van 3 flessen voor € 48,40 = € 40,00 + € 8,40 btw
De btw is niet recupereerbaar.
Aftrekbaar bij de directe belastingen (personenbelasting à 50 %): € 48,40/2 = € 24,20
De wijn van € 48,40 kost u: € 48,40 - € 12,10 (belastingsbesparing) = € 36,30

Dezelfde werkwijze volgen van voorbeeld 2 voor alle geschenken boven een prijs excl. btw van meer dan € 50,00. 

Aanbevolen tarieven door beroepsverenigingen van boekhouders dd 01/01/2012

Deze tarieven worden ons pas meegedeeld in de loop van het voorjaar. De eerste maanden van het jaar wordt dus nog gewerkt aan de tarieven van het voorgaande jaar.

Aan de interpretatie van elk begonnen uur is een te factureren uur doen wij niet mee. Bij kleine stops, zoals onderbrekingen door telefoon, koffie halen e.d. wordt de tijd even stilgezet. Kortom: u kan erop rekenen dat de uren die u gefactureerd worden werkelijk gepresteerde uren zijn.

Euro per uur

  • Administratieve werkzaamheden: € 70,00
  • Boekhouding (input van documenten): € 85,00 Accountancy (het opstellen van de jaarrekening, het verifiëren en verbeteren van de jaarrekening, de boekhoudkundige audit, de financiële analyse, de boekhoudkundige organisatie, gerechtelijke opdrachten): € 115,00
  • Fiscaliteit (opstellen en nazicht aangiften, procedures (bezwaarschriften e.d.), bijstand fiscale controles, gerechtelijke opdrachten): € 115,00
  • Vennootschapsrecht, handelsrecht, burgerlijk recht en sociaal recht (Bijstand bij oprichting, fusie, splitsing, …), bijstand bij het vervullen van wettelijke verplichtingen, bijstand bij vergaderingen, diverse contracten, gerechtelijke opdrachten): € 115,00
  • Consultaties en adviezen: woordelijk en schriftelijk advies 150,00
  • Kosten (computergebruik en software, verplaatsingen, gebruikte kantoormaterialen, ...): volgens gebruik

De btw-aangifte

Indien u btw-plichtig bent, dient u op regelmatige tijdstippen een btw-aangifte in te dienen. Dit kan maandelijks of éénmaal per kwartaal zijn. Deze aangifte moet ingediend zijn vóór de 20ste van de maand volgend op de betrokken periode:

  • eerste kwartaal: van 01/01 tot 31/03: 20 april;
  • tweede kwartaal: van 01/04 tot 30/06: 20 juli;
  • derde kwartaal: van 01/07 tot 30/09: 20 oktober;
  • vierde kwartaal: van 01/10 tot 31/12: 20 januari.

Ik moet btw betalen. Wanneer?

Indien uit uw aangifte blijkt dat u btw dient te betalen, moet dit bedrag uiterlijk op de datum dat uw aangifte moet ingediend zijn op de rekening van de btw zijn toegekomen.
Reden te meer om niet tot het laatste moment te wachten om uw documenten aan uw boekhouder te geven. Het is pas na verwerking van uw dossier dat het juiste bedrag gekend is. Uw boekhouder dient u dan te verwittigen, waarna u de betaling kan uitvoeren.
Vervolgens dient u ook maandelijkse voorschotten te betalen. Uw boekhouder zal u deze bedragen meedelen. U kan deze echter ook zelf berekenen: het bedrag dat u in vak 71 terugvindt op uw laatste btw-aangifte delen door 3. Minstens dit bedrag dient betaald te worden tijdens de 2 volgende maanden. Bij de volgende aangifte worden deze voorschotten verrekend.

Ik heb een BTW-tegoed. Wanneer krijg ik dit geld?

Indien uw tegoed meer dan € 615,00 (vroeger BEF 25.000) bedraagt, kan u dit bedrag op uw rekening verwachten ongeveer 2 maanden nà het indienen van uw aangifte:

  • aangifte 20/01: uitbetaling eind maart;
  • aangifte 20/04: uitbetaling eind juni;
  • aangifte 20/07: uitbetaling eind september;
  • aangifte 20/10: uitbetaling eind december.

Indien uw tegoed lager is dan € 615,00, dan wordt dit tegoed overgedragen naar een volgend kwartaal, tot de totaalsom € 615,00 bedraagt voor een terugstorting in de loop van het kalenderjaar of € 245,00 na een volledig kalenderjaar.

Wat is een btw-listing en wanneer moet die ingediend worden?

Indien u facturen maakt voor btw-plichtige klanten, dient u ieder jaar vóór 31 maart een lijst hiervan over te maken aan de btw-administratie. Deze lijst moet volgens bepaalde regels opgesteld worden en houdt onder meer in dat u van iedere klant het btw-nummer, het totaalbedrag aan verkopen en het totaalbedrag btw vermeld.
Ieder jaar in maart dienen wij automatisch deze listing in voor al onze klanten.
Indien u geniet van de vrijstellingsregeling wegens kleine onderneming, moet uw totale jaaromzet opgenomen worden in een opgave die eveneens ieder jaar voor 31 maart dient te gebeuren.

Wat heeft mijn boekhouder nodig, en wanneer voor de btw-aangifte?

  • Aankoopfacturen: alle facturen die te maken hebben met uw beroepsactiviteit, zelfs al is dit maar gedeeltelijk;
  • Verkoopfacturen en dagontvangsten;
  • Overzicht van eigen gebruik en goederen gebruikt voor demonstratie (in voorkomend geval);
  • Het laatste btw-rekeninguittreksel.

In het belang van de degelijke opvolging van uw dossier vragen wij steeds de nodige documenten tijdig binnen te brengen. Van zodra u per kwartaal meer dan 50 facturen heeft, is het nuttig tussendoor (bijvoorbeeld maandelijks) al een deel door te sturen. Uw dossier kan dan al grotendeels verwerkt worden op een rustig moment, wat een correcte opvolging ten goede komt. Als àlle dossiers immers op het laatste nippertje samenkomen, staan wij onder ontzettend hoge tijdsdruk en zijn wij verplicht enorm veel extra uren te presteren, waardoor gemakkelijker fouten kunnen gemaakt worden.

De belastingsaangifte in de personenbelasting

Deze moet jaarlijks ingediend worden vóór 30 juni. De laatste jaren is er telkens uitstel verleend, maar dit is geen vaste regel!
Deze aangifte dient om uw belastbaar inkomen mee te delen aan de staat. De verschuldigde belastingen worden berekend op dit belastbaar inkomen.
Wat heeft uw boekhouder nodig?

  • Volledige aankopen en verkopen van het jaar waarover de aangifte gaat;
  • Loonfiches en commissienota's;
  • Fiscale attesten van banken, verzekeringen, sociaal verzekeringsfonds, giften, ... .

Er wordt momenteel werk van gemaakt om per klant een geïndividualiseerde checklist te maken tegen de volgende aangifte.

Is er geen inkomen dat niet belast wordt?

Iedereen heeft een bedrag dat vrijgesteld is van belastingen; voor het inkomstenjaar 2008 was dat € 6.150,00.
Het is echter zo dat àlle beroepsinkomsten worden opgeteld om aan het belastbaar bedrag te komen, waardoor je bij een bijkomend inkomen niet meer moet rekenen op een stuk extra vrijstelling.
Een voorbeeldje maakt het misschien duidelijker:
Je verdient € 22.000 als werknemer.
In bijberoep ontvang je € 10.000 van klanten maar hebt € 7.000 kosten, waardoor er € 3.000 belastbaar overblijft.
Het totale belastbare inkomen is dan (22.000 + 3.000=) € 25.000.
Hierop wordt belastingen berekend, waarbij we op € 8.900 uitkomen.
Vervolgens worden de belastingen op de belastingvrije som (die 6.150 van hierboven) berekend: € 1.537,50.
De totaal te betalen belastingen zijn dan 8.900 - 1.537.50 = 7.362,50
Dit is een heel sumiere berekening om een idee te geven, waarbij geen rekening gehouden wordt met allerlei voordelen, gezinslasten e.d.; dat is mijn job bij het klaarmaken van de aangifte.

De belastingsaangifte in de vennootschapsbelasting

De uiterste datum van indiening hangt af van de afsluitdatum en is wettelijk gezien binnen de 7 maanden na afsluitdatum. Ook hier wordt regelmatig uitstel gegeven, maar dit is geen verworven recht.
Vennootschappen zijn verplicht ook de bankuittreksels te boeken. Indien u wacht met het bezorgen hiervan tot een week voor uw aangifte moet ingediend worden, vraagt u gewoon om problemen.

Ik krijg 'controle'. Kan ik nu nog gerust slapen?

Eerst en vooral: een controle kost altijd geld. Zelfs als de controleur absoluut niets kan vinden, volgt nog altijd de factuur van de boekhouder.
Uw eerste werk bij berichtgeving van een controle, is uw boekhouder verwittigen. Vervolgens de raad van uw boekhouder opvolgen. Tenzij u stiekem de helft van uw boekhouding heeft achtergehouden, kunnen er normaal gesproken geen wereldrampen gebeuren.

Wat moet er gebeuren om te beginnen als zelfstandige?

Eén van de eerste zaken is een rekening bij de bank openen.
Vervolgens neemt u contact met een ondernemingsloket waar de inschrijving bij het KBO (KruispuntBank van Ondernemingen)in orde gebracht wordt. Deze inschrijving bij het KBO vervangt het oude vestigingsattest en handelsregister en maakt controle door de overheid eenvoudiger. Afhankelijk van het gekozen beroep dienen diploma's of attesten voorgelegd te worden. Zodra het ondernemingsnummer gekend is, wordt - indien nodig - gevraagd een btw-rekening te activeren. Zelfs indien je in bijberoep begint, is het aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds verplicht! Ziekenfonds en kinderbijslag aanvragen als zelfstandige hoeft enkel als de zelfstandige activiteit in hoofdberoep uitgevoerd wordt. Uw boekhoudster is een erkend entrypunt bij verscheidene ondernemingsloketten, waardoor alles vanuit het boekhoudkantoor in orde kan gebracht worden.

De belangrijkste fiscale aangiftetermijnen

Ter info en onder voorbehoud van wijzigingen gelden de volgende fiscale aangiftetermijnen (limitatieve opsomming: voor volledige en bijgewerkte lijsten zie http://fiscus.fgov.be)

BTW:

  • BTW-kwartaalaangiften: 20/01 - 20/04 - 20/07 - 20/10
  • BTW-maandaangiften: iedere 20ste van de maand
  • BTW-listing: 31/03

Directe belastingen:

  • Aangifte in de personenbelasting:
    • op papier: 30/06
    • via tax-on-web voor mandataris: 31/10
  • Aangifte in de vennootschaps- en rechtspersonenbelasting:
    • papieren versie: zie aangifteformulier
    • via elektronische weg zie aangifteformulier + 1 maand

Fiche 281:

  • 281.20 (bezoldiging bedrijfsleider): 01/03
  • 281.50 (erelonen aan vrije beroepers niet onderworpen aan de boekhoudwetgeving en vrijwilligers): 30/06

Wat moet ik doen indien klanten mij niet betalen?

De normale procedure is:

  • Minstens 1 maning per gewone brief of mail sturen
  • Minstens 1 aangetekende brief sturen
  • Maning door advocaat laten sturen (advocaatkosten: 10 à 15% van het geïnde bedrag + ong. 50 € administratiekosten – afhankelijk van de advocaat)
  • Dagvaarding voor de rechtbank door deurwaarder (deurwaarder vraagt vaak 300 à 500 Euro provisie)
  • Verschijning voor de rechtbank met vonnis (de klant wordt veroordeeld tot het betalen van de factuur + intresten + schadebeding + rechtsplegingsvergoeding + gerechtskosten waaronder de dagvaardingskosten)
  • Betekening van vonnis
  • Inbeslagname van bezittingen met openbare verkoop

Uiteindelijk moet de klant bijna alle gemaakte kosten terugbetalen, behalve de kosten van jouw advocaat: daar dient de RPV (rechtsplegingsvergoeding) voor, maar die volstaat vaak niet.

Tenzij de klant tussen de betekening van het vonnis en de inbeslagname plots een WCO aanvraagt: dan kan je zelf opdraaien voor alle gemaakte kosten en mag je blij zijn indien de hoofdsom ooit betaald wordt.

Maar je kan na iedere stap stoppen natuurlijk: ofwel betaalt de klant, ofwel vind je het sop de kolen niet waard. Om de ‘winst’ uit de boekhouding te krijgen is er wel een attest nodig, liefst van een advocaat, waarin gemeld wordt dat het zinloos is om verder te procederen. En ook bewijzen dat je jouw best gedaan hebt om jouw centen te krijgen: kopies van de gestuurde maningen bijhouden!

Ik krijg een brief van de belastingen en kan mijn boekhouder niet bereiken:

Concludeer niet te vlug dat u uw boekhouder niet kan bereiken, maar stuur een email. Bij het werken op verplaatsing (bij grotere klanten), tijdens controles en bijscholingen, ben ik immers telefonisch moeilijk of niet te bereiken.

Indien u niet binnen de 48 uur (uitgenomen weekends) een antwoord heeft op uw dringende vraag per email, neemt u contact op met de afzender van de brief en legt uit dat uw boekhouder op vakantie is: tenzij u op eerdere brieven niet gereageerd heeft, zal u ongetwijfeld extra tijd krijgen tot u uw boekhouder heeft kunnen bereiken.

Indien ik effectief een aantal dagen weg ben, krijgt u hier normaalgezien een mailing over met de datum vanaf wanneer ik terug te bereiken ben.

Aandachtspunten bij uitgaande facturen

Een uitgaande factuur is het document dat u opmaakt en aan uw klanten stuurt om betaling te bekomen.

  • Uw naam en contactgegevens
  • Uw BTW- of ondernemingsnummer en bankrekeningnummer
  • De naam, contactgegevens en BTW- of ondernemingsnummer van uw klant
  • Leveringsdatum. Bij prestaties: de datum van beëindiging van de dienst
  • Factuurdatum + vervaldatum (= datum tegen dewelke de factuur moet betaald zijn)
  • Factuurnummer. Dit nummer moet een uniek nummer zijn en moet een opeenvolgende nummering hebben: 1, 2, 3, enz. Het maakt niet uit met welk nummer u begint, zo lang de nummers mekaar maar opvolgen binnen hetzelfde boekjaar.
    Vaak zie ik dat als factuurnummer bv de omgekeerde datum gebruikt wordt. Dit mag niet! Bij meerdere facturen per dag is de nummering immers niet meer uniek, terwijl er nummers overgeslagen worden indien u niet iedere dag van het jaar een factuur maakt.
    Wat wel mag: een eerste deel van de nummering laten verwijzen naar een periode, datum  of klantennummer. Maar het tweede deel van de nummering moet een opeenvolgende nummering hebben.
    Fout is bv: 1201/1, 1202/1, 1202/2, 1203/1, ….
    Goed is bv: 1201/1, 1202/2, 1202/3, 1203/4, ….
  • Betalings- en/of factuurvoorwaarden

Aandachtspunten bij inkomende facturen

Een inkomende factuur is het document dat u krijgt van leveranciers en dat u moet betalen.

Een factuur heeft de verplichte vermelding ‘factuur’. Aanrekeningen, betalingsverzoeken e.d. zijn geen facturen en kunnen dus ook niet als dusdanig opgenomen worden in de boekhouding.

Incassokosten vermijden

Tijdig betalen is nog steeds het beste.

Indien u niet akkoord bent met de factuur: protesteer deze tijdig! = binnen de 8 dagen en schriftelijk.

  • Indien u betalingsproblemen heeft: contacteer uw leverancier en spreek eventueel een afbetalingsplan af. Dit kan telefonisch, maar dient schriftelijk bevestigd te worden om problemen achteraf te voorkomen. Niets doen kan leiden tot alle gevolgen in het punt ‘wat moet ik doen indien mijn klant me niet betaalt?’, waarbij U de klant bent die voor alle financiële gevolgen kan opdraaien.

Kopen in het buitenland voor BTW-plichtigen

Indien u iets in het buitenland koopt, deel dan steeds uw BTW-nr mee aan de leverancier.

Bij goederen/diensten die in België geleverd worden (aankopen via internet bv) dient gefactureerd te worden met intracommunautaire BTW. Anders krijgt u een factuur met plaatselijke BTW.

Aankopen ter plekke in Europa worden gefactureerd met BTW van het land van verkoop.

Deze buitenlandse BTW kan weliswaar gerecupereerd worden, mits extra werk, waarbij het voor kleine bedragen niet de moeite loont.

Vele firma’s geven bij verkoop op afstand ook geen factuur: een leveringsbon of bestelbevestiging is in België niet geldig als factuur en mag in principe dus ook niet zodanig opgenomen worden in de boekhouding.

Hoe kan ik mijn boekhouder helpen zodat deze minder tijd in mijn dossier moet steken?

  • Haal de documenten uit hun omslagen en plooi deze open
  • Sorteer de documenten eventueel: indien u bv 10 facturen van dezelfde leverancier heeft, gaat het boeken sneller indien deze na mekaar ingebracht worden
  • Investeer in een fluo-stift en duidt datum en totaalbedrag aan op de inkomende facturen. Indien uw bankuittreksels ook geboekt worden: ook de gestructureerde mededeling of factuurnummer doen oplichten.
  • Overweeg om zelf te boeken. Toegang krijgen tot uw dossier brengt wel wat kosten mee, maar deze haalt u er wellicht uit. Ervaring heeft me geleerd dat de gespendeerde tijd tot 1/3 gereduceerd wordt indien ik enkel moet nakijken en corrigeren alvorens de aangiften op te maken. U moet rekenen dat u kan besparen door zelf te boeken vanaf 55 te boeken facturen (inkomend en uitgaand opgeteld) per kwartaal voor een zelfstandige en vanaf 30 te boeken facturen per kwartaal voor een vennootschap.